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Privat genutzte Cloud Services am Arbeitsplatz

Die Cloud Revolution hat eine einzigartige Entwicklungsgeschichte innerhalb der  IT. Denn anders als andere Technologien oder Service-Angebote wurde die Entwicklung maßgeblich durch die Anwender bestimmt und nicht durch die IT-Abteilungen. Cloud-Nutzer haben eine Vielzahl von Applikationen und Dienstleistungen vorgefunden, die ihr persönliches Leben bereicherten und effizienter machten, bevor sie diese auch an ihren Arbeitsplätzen anwendeten, um die gleichen Vorteile auch hier für sich zu nutzen.

Und so kommt es, dass diese Cloud Speicher Dienste auch ihren Weg durch die Firewall gefunden haben und dabei oftmals ohne offizielle Sanktionen durch die Firmen-Verantwortlichen. Durch die große Verbreitung der Cloud Speicher in den meisten Unternehmen ist es deshalb wahrscheinlich schon zu spät, um zu versuchen, deren Nutzung zu verhindern oder zu verbieten. Trotzdem können Sie einige Schritte unternehmen, um die Sicherheit zu verbessern.

1. Setzen Sie einen genehmigten Cloud-Dienst als Firmen-Standard

Es sind eine Vielzahl von Cloud Speicher Service Anbietern am Markt und ohne Vorgabe von Ihnen wird Ihr Angestellter denjenigen auswählen, der als erstes seine Aufmerksamkeit erlangt. Das macht es sehr schwierig zu überwachen, welche Daten wo und von wem in der Cloud gespeichert wurden.

Besser als Cloud Speicherdienste gleich ganz aus dem Unternehmen zu verbannen, wird Ihre Firma einen größeren Erfolg erlangen, wenn Sie gleich im Vorfeld eine Weisung herausgeben, welcher Anbieter von der Firmenleitung offiziell genehmigt ist. Das hat den Vorteil, dass Verantwortliche genau prüfen können, welcher Dienstleister ihre individuellen Firmen-Sicherheitsvorgaben auch wirklich erfüllt. Gleichzeit werden Sie feststellen, dass es viel einfacher ist, sich nur um einen Anbieter zu kümmern, als hinter jeder neuen technologischen Entwicklung und jedem weiterem Anbieter quasi “hinterher zu hecheln“.

2. Machen Sie ein Upgrade auf einen Business-Class-Service

Die meisten Cloud-Speicherdienste für private Nutzer bieten keine Form von Absicherung oder Garantie gegen Datenverlust. Wenn dessen Server ausfällt oder kaputt geht und dabei Ihre Daten verloren gehen, haben Sie keinen wirklichen Anspruch auf Entschädigung. Andere Anbieter haben darüber hinaus auch fragwürdige automatisierte Daten-Scan-Prozesse (Google) oder es traten extreme Ausfallraten auf (Dropbox).

Viele Anbieter von Cloud Services für Privatnutzer bieten auch Business-Lösungen an, die besser für den Unternehmenseinsatz geeignet sind. Die Angebote bieten Lösungen, die ihren hohen Sicherheitsansprüchen entgegenkommen, wie z.B. Garantien über sicheren Zugriff und Speicherung oder Daten-Wiederherstellungs-Möglichkeiten. Alternativ können Sie auch eine Private-Cloud-Lösung in Betracht ziehen, die Ihre Daten vollständig von denen anderer Nutzer und Abonnenten trennt.

Mit dem Einsatz einer auf Ihre Firma ausgerichteten Cloud-Lösung ist es deutlich einfacher die Mitarbeiter davon zu überzeugen auf ihre eigenen Apps und Programme zu verzichten und die Standard-Unternehmenslösung zu nutzen.

3. Verschärfen Sie die Sicherheit bei dem internen Datenverwaltungssystem

Egal wie Ihre Angestellten die Firmendaten nutzen sind Sie verantwortlich dafür, dass die geltenden Regeln und Gesetze des Datenschutzes eingehalten werden. Wenn Sie nicht möchten, dass sensible Daten auf externe Cloud-Speicher heraufgeladen werden, sollten Sie Ihre lokalen Sicherheitsvorgaben verschärfen.

Ihr Unternehmen sollte auch Überprüfungen durchführen, ob Daten nur von autorisierten Personen verwendet werden oder darauf zugegriffen werden darf. Sogenannte Audit Trails helfen, Sicherheitsprobleme bereits an der Quelle zu identifizieren und geben Ihnen die notwendigen Informationen, um Datenlecks schließen zu können.

Genauso wie einige Unternehmen den Einsatz von USB-Flash-Laufwerken beschränken, müssen Sie sich überlegen, wie man eine ähnliche Lösung implementiert, dass wichtige Daten nicht hochgeladen werden können.

Ein Cloud Datenspeicher bietet einen guten Mechanismus, dass Ihre Angestellten ständig produktiv sein können, allein dadurch, dass die für Ihre Arbeit benötigten Daten Rund-um-die-Uhr und überall verfügbar sind. Trotzdem müssen Sie die Auswirkungen auf Ihre IT-Sicherheit genau einschätzen, wenn Sie die Vorteile der Cloud wirklich gewinnbringend nutzen wollen.

Diese Fragen müssen Sie sich stellen:

Welche Maßnahmen wurden in Ihrem Unternehmen eingeführt um Ihre geschäftskritischen Daten zu schützen und gleichzeitig ein Höchstmaß an Flexibilität für die Mitarbeiter zu gewährleisten? Wurden diese in Ihre IT-Prozesse integriert? Was passiert, wenn Sie Daten von einem Cloud-Dienstleister wiederherstellen müssen?

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