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Es ist Zeit seinen Tape-Speicher zu überdenken

Tape-Speicher

Datenhaltung „nur für den Fall der Fälle“ ist nicht mehr möglich

Der Tod von Tape als Speichermedium für Unternehmen ist stark übertrieben worden. Die überwiegende Mehrheit der Firmen nutzen immer noch Tapes/Magnetband, um Daten entweder vor Ort oder extern zu sichern. Tatsächlich wird, da das Datenvolumen weiter exponentiell ansteigen wird, die Off-Site-Bandkapazität auch signifikant zunehmen.

Historisch gesehen haben die niedrigen Kosten der Band-Speicher nur Unternehmen dazu ermutigt, alle Daten „nur für den Fall der Fälle“ aufzubewahren und zu speichern. Dies hat dazu geführt, dass IT-Budgets unnötig aufgebläht und die E-Discovery-Risiken und -Kosten erhöht werden, wenn eine Untersuchung, ein Rechtsstreit oder eine Fusion oder Übernahme eintritt.

Das Hauptproblem einer „Alles-speichern“-Strategie

Das Problem ist, dass viele Organisationen, auch bekannte Namen, den Überblick über die Daten, die sie auf Band gespeichert hatten, verloren haben. Es gibt viele grundlegende Fragen, die nicht schnell oder effizient beantwortet werden können:

  • Welche Inhalte werden derzeit gespeichert?
  • Liegen die Daten vor Ort, extern oder bei einem Aufbewahrungsdienstleister und wenn ja, auf welchem Band?
  • Welche Daten sind wirklich notwendig für die Business Continuity oder für rechtliche Zwecke im Vergleich zu doppelten oder irrelevanten Daten, die entsorgt werden sollten?

Versteckte Kosten für den Zugriff auf alte Daten

Einige Informationen veralten nie und sind möglicherweise bereits auf Tape gespeichert, wie z. B. proprietäre Zeichnungen, Prototypen oder Formeln. Wenn diese und andere Arten von Daten für immer längere Zeiträume aufbewahrt werden müssen, was ist dann der Plan, um sicherzustellen, dass die gegenwärtig genutzte Technologie auch in Zukunft zugänglich bleibt und die Betriebskosten, um alte Systeme rein für Wiederherstellungszwecke zu erhalten, nicht mehr praktikabel sind?

Planen Sie Ihren (Daten-) Ruhestand

Wenn eine Organisation diese Fragen nicht mit einem klar definierten Prozess adressiert, wird die Standardantwort, sowohl für gespeicherte Daten als auch für Legacy-Systeme, automatisch „alles behalten“ lauten. Auf einer praktischen Ebene werden Informationen über die Verwaltung von Inhaltsarten selten über ein bestehendes Service Level Agreement (SLA) und die unnötigen Kosten- und Risikomultiplikatoren verfolgt und kommuniziert.

Mangelnde Klarheit über das, was auf Tape gespeichert ist, ist dabei nur ein Problem.

Ein weiteres wichtiges Thema ist, dass historische Daten schwer zugänglich sein können. Unternehmen fertigen routinemäßig Backups an und speichern Informationen und denken dabei, dass ihre Prozesse stark und die Daten sicher sind. Jedoch kann eine Vielzahl von Problemen, einschließlich Benutzerfehler und Hardware- / Softwarefehler, den Datenabruf behindern, von denen einige nie entdeckt werden, bis die Firma sich im reaktiven Krisenmodus befindet und nach Alternativen sucht.

„Finden Sie diese Datei!“  Nicht so einfach, wie Sie denken…

Ein Unternehmen hat die Pflicht relevante Daten für möglicherweise auftretende Rechtsstreitigkeiten aufzubewahren. Und oftmals wird erst dann festgestellt, dass gängige Probleme auftreten, wenn auf Daten zugegriffen werden soll, wie  bei:

  • Backup Software Fehler: Die Backup-Software ist korrekt eingerichtet und der Prozess wird gestartet. Die eigentlichen Sicherungsdaten selbst werden jedoch nie überprüft, sodass sie nicht registriert werden und die Daten nicht gefunden werden können, wenn dies erforderlich ist.
  • Speichermedienfehler: Bandlaufwerksfehler; korrumpierte oder unzugängliche Bänder, bei welchen die auf das Band geschriebenen Informationen aufgrund von logischen Fehlern der Daten nicht gelesen werden können. Es gibt einen signifikanten Unterschied zwischen Daten der letzten Sicherung versus der Daten zum Zeitpunkt des Ausfalls.
  • Menschliche Fehler: Fehler, wie z. B. zufälliges Neuinitialisieren eines Bandes oder das Vergessen, die Append-Option zu aktivieren, bevor ein Backup gestartet wird, sind üblich
  • Datenmenge und „Findbarkeit“: Das schiere Volumen an Daten und die Fähigkeit, bestimmte Inhalte innerhalb des Tapearchivs zu finden, ist ein häufiges Problem. Woher wissen Sie, ob Daten verloren gegangen sind oder fehlen? Wenn sich Unternehmen beispielsweise zusammenschließen, müssen die Betriebs-, Buchhaltungs- und Kundendaten beider Unternehmen weiterhin verfügbar sein. Die verschiedenen Backup-Landschaften müssen harmonisiert werden (z. B. proprietäre Backup-Systeme in Windows-Umgebungen).
  • Alternde Systeme und Überalterung: Es ist notwendig Legacy Daten zu unterhalten; Umwandlung alter statischer Systeme in ein anderes Format oder eine neuere Technologie. Prüfer können auch die Einreichung alter Datensätze verlangen. Wie z.B. bei einer Bank die Einreichung von 17.000 Einträgen aus den 1980er Jahren angefragt wurden. Die Bänder waren vorhanden, aber die Software und die Antriebe waren nicht mehr brauchbar.
  • Desaster: Feuer, Wasserschäden, Schlamm, außergewöhnliche Kälte, Hitze oder andere Naturkatastrophen sind oft die Gründe dafür, dass Bänder kontaminiert, beschädigt und mit den üblichen Mitteln nicht mehr lesbar sind.
  • Forensisch unsolide Methoden: Die Daten können von einem Menschen „lesbar“ sein, aber Daten nicht ordnungsgemäß zu verschieben, kann dazu führen, dass Datei- oder Systemmetadaten, die für die Erfüllung von Compliance-, Ermittlungs- und E-Discovery-Zwecke verwendet werden, verändert werden. Wenn dies dazu führt, dass die Daten schwierig – wenn nicht sogar unmöglich – wiederherzustellen sind, führt das nicht dazu, dass ein Unternehmen von seiner Pflicht zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen befreit wird. Einige Unternehmen setzen einfach darauf, dass ihre Legacy Daten nie ein Thema sein werden und wenn sie doch einmal gebraucht werden sollten, wird davon ausgegangen, dass man dann schon auf sie zugreifen kann und diese nutzbar sein werden.

S.O.S. ist vorhanden

Historisch gesehen war es zeitintensiv, technisch schwierig und kostenintensiv, Legacy Daten in den ILM-Plan (Information Life Cycle Management) eines Unternehmens zu integrieren. Nachdem man sich auf die IT bei der Wiederherstellung der Daten verlassen hat, würde die Rechtsabteilung zusammen mit der IT arbeiten, um die relevanten Daten für eine Untersuchung oder ein Verfahren zu identifizieren. Aufgrund der üblichen Budget- und Infrastrukturbeschränkungen war die Wiederherstellung von Tausenden oder Zehntausenden von Bändern nicht machbar.

Das Problem wurde durch die Verwendung von Technologie, um den gesamten Prozess zu rationalisieren, angepackt. Anstatt sich auf ein falsches Sicherheitsgefühl zu verlassen, suchen viele Unternehmen kompetente beratende Unterstützung (diese sollen sicherstellen, dass sie bewährte Erfahrung mit forensisch fundierten Methoden und tiefes Fachwissen in Rechts-, Compliance- und IT-Fragen haben), um die Firmen bei der Verwaltung von gespeicherten Daten effizienter zu unterstützen und die Belastung des IT-Personals und der Infrastruktur zu reduzieren.

7 Techniken, um Ihre Tapes unter Kontrolle zu bekommen

  • Datenidentifizierung, -Mapping und -Sammlung: Das Suchen, Konservieren und das Sammeln von geschäftskritischen und rechtlich relevanten Daten
  • Migration: Migrieren Sie große Datenmengen sicher nach alternativen Medien oder in Formate
  • Medienkonsolidierung: Kombinieren Sie inkrementelle oder differenzielle Backups zu einem Backup
  • Medienkonvertierung: Nahtlose Umwandlung von Daten in ein anderes Format
  • Tapekatalogisierung: Katalogisierung, um Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen
  • Tape Duplikation: Reproduzieren Sie Daten mit Leichtigkeit
  • Tape Ingestion/ Bandinhalt-Einspielung: Vorbereitung für das Einspielen identifizierter Dateien oder Bänder in ein juristisch anerkanntes Storage- oder Archivierungssystem

Die Auswirkungen eines stark regulatorischen Umfelds, rasch anwachsender Mengen an großen Daten und die Notwendigkeit einer größeren Reaktionsfähigkeit und Transparenz bedeutet, dass Unternehmen das Problem eines schlecht verwalteten Tapelagers eher früher als später behandeln müssen. Es ist nicht im Interesse einer Firma, die riesige Aufgabe der Sortierung und der Katalogisierung von Legacy Daten auf Tapes auf den Sankt Nimmerleinstag zu verschieben oder wenn die Prüfer vor der Tür stehen.