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Backup Tapes: Sitzen Sie auf einer tickenden Zeitbombe?

Backup Tapes

Wenn Sie in den heiklen Bereich der Magnetbänder (oder Tapes) eintauchen, ist es zunächst einmal wichtig zu verstehen, welchem Zweck sie dienen. In der einfachsten Form wird ein Backup Tape für Business-Continuity-Zwecke erstellt – ein probates Mittel, um das Geschäft am Laufen zu halten, sollte der Zugang zu den Produktivsystemen nicht mehr möglich sein. Ein Archivsystem dagegen wird für die Langzeitarchivierung von Daten auf- und eingesetzt.

Doch viele Menschen haben kaum eine Vorstellung davon, wie ein Backup-Band tatsächlich aussieht. Mit einer Reihe unterschiedlicher Namen und Farben, die die verschiedenen Kapazitäten angeben, geht diese Technologie weit über die herkömmliche C90 Audio-Kassette oder die alten VHS-Videobänder hinaus, die einem zunächst bei digitalen Magnetbändern in den Sinn kommen. In der Tat sind die meisten Magnetbänder, die für die Sicherung oder die Archivierung eines Business Systems eingesetzt werden, überraschend klein, etwa einen Zoll breit und nicht viel größer als ein Untersetzer für einen Becher.

Der Ort, den die meisten Menschen einfach zu beachten vergessen

Wenn ein Individuum versucht hat, alle seine Spuren akribisch zu verwischen, ist ein Bereich, der von ihm vielleicht nicht in Betracht gezogen wurde – oder von dem er gar nicht wusste, dass es ihn gibt – die Backup Tapes des Unternehmens.

Unabhängig davon wie die Bänder aussehen, die Kapazität der Tapes (bis zu 1,5 Terabyte) ermöglicht es, eine große Menge an Informationen darauf aufzubewahren. Aus diesem Grund, wenn eine Untersuchung, Rechtstreitigkeiten und regulatorische Angelegenheiten stattfinden, die einen Zugriff und die Prüfung historischer Daten erfordert, kommen in der Regel oftmals Tapes ins Spiel.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Quellen – also auch Tapes – einbeziehen

Zu Beginn einer jeden rechtlichen Angelegenheit ist es absolut wichtig, die möglichen Quellen von digitalen Beweismitteln zu bestimmen und obwohl die offensichtlichen Beweisquellen in der Regel berücksichtigt werden (wie Laptops, Handys, USB-Memory-Sticks etc.) werden die Beweise, die auf Magnetbänder schlummern, ständig übersehen.

Diese Bänder dienen als Momentaufnahme und können ein richtig „heißes Eisen“ als Beweismittel enthalten, die ein genaues Bild zeichnen können, was von einer Person gemacht wurde, trotz aller Versuche Daten auf dem Unternehmens-Laptops zu löschen.

Auf die Plätze, fertig, finde die Daten!

Die relevanten Daten von den Magnetbänder tatsächlich zu bekommen, ist oft leichter gesagt als getan. Wenn man die mögliche Menge an aktuellen und älteren Bändern berücksichtigt, die ein Unternehmen als Teil ihrer Disaster Recovery und Archivierungsstrategie aufbewahrt, ist eine Anfrage, um auf geforderte Schlüsseldaten zugreifen zu können, oftmals eine sehr belastende Aufgabe, die dann meistens auf dem Schreibtisch der IT-Abteilung landet. Selbst wenn das IT-Team die benötigten Personal-Resourcen und die erforderliche Software und Hardware zur Verfügung hat, kann das Durchforsten der Bänder einen großen Einfluss auf die normalen, täglichen Geschäftsanforderungen haben, besonders dann, wenn man gezwungen ist anspruchsvolle Fristen einzuhalten.

Reagiert man auf eine Anfrage eines Untersuchungsbeamten oder erfüllt Offenlegungspflichten, ist es zwingend notwendig, dass das Unternehmen oder die Organisation pflichtschuldigst nach allen passenden Daten sucht, die für die jeweilige Fragestellung von Relevanz ist. Wie in fast allen westlichen Staaten, so gilt auch in der Bundesrepublik, dass Daten z.B. bereits im Vorfeld und im Hinblick auf mögliche Zivil-Rechtsstreitigkeiten vorgehalten werden müssen und es eine angemessene Reaktion auf die Offenlegung relevanter Dokumente durch die Gegenseite bedarf. Es kann zu unerwünschten Konsequenzen kommen, wenn die Gründe, wichtige Dokumente nicht vorlegen zu können, z.B. darin liegen, dass…

  • die Daten nicht angemessen aufbewahrt wurden oder
  • festgestellt wird, dass ein Zugriff auf Schlüsseldaten sich als zu aufwändig oder komplex erweist.

Um diese Pflichten zu erfüllen, suchen Unternehmen zunehmend Unterstützung bei der Identifizierung von potenziell relevanten Legacy-Bändern, die sich in den letzten zehn Jahren angesammelt, dabei Staub angesetzt und zudem erhebliche Lagerkosten verursacht haben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass manche Firmen über Magnetbänder „stolpern“, die soweit zurückreichen, dass Unternehmen nicht mehr über die passende Hardware und Software verfügen, um die Daten auslesen zu können.

Besser sicher sein als bedauernd (und bestraft)

Ein besseres Verständnis davon zu haben, welche Daten man auf seinen vorliegenden Magnetbändern hat, reduziert nicht nur das Risiko rechtlicher Auswirkungen, sondern auch die Kosten. Vernünftige Aufbewahrungsrichtlinien können Unternehmen helfen, die gesetzlichen Anforderungen, bestimmte Daten für festgelegte Zeiträume aufzubewahren, auszubalancieren und gleichzeitig diejenigen Daten, die nicht mehr erforderlich sind oder keinen sonstigen Wert für das Unternehmen mehr haben, dauerhaft und sicher zu zerstören.

Zusammengefasst können Magnetbänder eine wichtige Beweisquelle bei einer internen Untersuchung darstellen und eine große Anzahl relevanter Dokumente für eine groß angelegte Untersuchung bereitstellen. So gesehen, ist das Wissen darüber, welche Daten sich in Ihrem Besitz befinden, von entscheidender Bedeutung. Sich dabei mit einem vertrauensvollen Partner zusammen zu tun, um im Fall der Fälle sich nur die relevantesten Tape Sets anzuschauen – ohne dabei die komplette Tape-Umgebung zu rekonstruieren oder neu aufzusetzen, auf denen die Bänder originär gelaufen sind – kann eine Menge Zeit und Geld sparen und somit letztlich den Zugang und die Überprüfung von Schlüsseldaten schneller und effizienter gestalten.

Bildquelle: Kroll Ontrack UK